Een script dat ruwe transactiegegevens uit Twelve haalt en daarvan een importbestand voor facturen in Exact maakt.

Het script werkt, maar het weet niet wat er is aangepast in Twelve. Dus als er nieuwe producten zijn, de inkoopproductprijs is aangepast, of als er nieuwe "no sale" mogelijkheden zijn bijgekomen, dan moeten het script, Twelve en Exact aangepast worden!

Zorg dat je nooit handmatig de transactiegegevens uit Twelve haalt!

Belangrijk om te lezen voor gebruik:

• Exporteer transactiegegevens (Rapportage > Overige > Basisgegevens > Deze lijst naar csv) NB: pak de goede begin- en einddatum!
• Zorg dat alle artikelen in Exact aanwezig zijn met de juiste btw-code en inkoopprijs
• Importeer het facturen.csv bestand via Import/Export > CSV/Excel > Verkoopfacturen (import) > Mijn importdefinities > Import script
• Voeg na afloop een duidelijke Uw. Ref. in bij externe borrels en borrels van de VvTP (zo weten de respectieve penningmeesters waar de factuur om gaat)
• Als je naar de TU factureert, zorg dan dat de juiste contactpersoon in Exact staat, en dat bij het veld BSN/sofinummer de baancode is ingevuld. Dit wordt in de factuurlayout voor de TU gebruikt. Als het niet is ingevuld, wordt de factuur niet betaald.
• Controleer de facturen voor gebruik (vooral die voor de VvTP en externe instanties) en verstuur ze in Exact via email. NB: let op de factuurdatum, zorg dat die in het juiste kwartaal staat!
• Letter 9998: Kassa intern af (zie hieronder)

Na afloop krijg je een bestand facturen.csv die je kan importeren in Exact. Alle PIN transacties gaan via de relatie "Kassadebiteur", en die letteren precies goed af op het bedrag dat via de PIN is binnengekomen.

Interne transacties gaan via de relatie "Kassa intern", deze moet je nog afletteren op de juiste grootboekkaarten "representatie" en "gebruik tappers". Doe dit door te gaan naar 9998: Kassa intern > afletteren, en selecteer eerst alle transacties met "gebruik tappers", druk op afletteren. Er komt nu een waarschuwing met dat de bedragen niet in evenwicht zijn. Druk op ja. Druk op "overige", vul de juiste grootboekrekening in, een goede omschrijving, boekdatum in de juiste periode, en druk op afletteren. Doe hetzelfde voor "representatie" of andere openstaande transacties.

Het script is gemaakt voor intern gebruik voor de Vereniging voor Technische Physica, dus als je het als externe wilt gebruiken moet je hoogstwaarschijnlijk veel aanpassen om het werkend te krijgen.

Er kunnen foutmeldingen optreden, die meestal onder de volgende categorieën vallen: fouten bij het runnen van het script, of fouten bij de Exact import.

• Er is een nieuwe "no-sale" mogelijkheid aangemaakt in Twelve of de spelling is aangepast.
  • Als de categorie is hernoemd, dan pas dit aan in het script en maak een pull request aan. In export_ruwe_transactiegegevens.csv moet waarschijnlijk de oude naam vervangen worden, aangezien de naam halverwege is veranderd.
  • Als er een nieuwe "no-sale" mogelijkheid is bijgekomen, dan moet de logica in het script worden herschreven. Vooral de functions add_customer en add_description zijn hiervoor van belang. Vraag om hulp!
• Er zijn artikelen in Twelve aanwezig maar niet in Exact. Maak die aan in Exact door een oud artikel (en voorraad GBR) te kopieren (en aan te passen) en probeer het bestand opnieuw te importeren.